Was ist der Unterschied zwischen individueller ERP-Software und einem Standard-ERP?

Ein Standard-ERP bietet vorgefertigte Module, an die sich das Unternehmen anpassen muss, oft mit Lizenzkosten pro Nutzer. Individuelle ERP-Software enthält nur die Funktionen, die Sie brauchen, folgt Ihren Abläufen und verursacht keine wiederkehrenden Lizenzkosten für den Code, der Ihnen gehört.

Lässt sich die Software an E-Rechnung und Buchhaltung anbinden?

Ja, in den meisten Fällen. Wir können sie über die jeweiligen APIs mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem E-Rechnungsdienst verbinden oder Exporte in den Formaten vorsehen, die Ihr Steuerberater benötigt.

Wie lange dauert es, bis die Software einsatzbereit ist?

Das hängt von den gewählten Modulen ab. Da wir in Phasen arbeiten, steht der erste nutzbare Teil meist nach einigen Wochen oder wenigen Monaten bereit; die weiteren kommen hinzu, ohne den Betrieb zu unterbrechen.

Was passiert mit meinen bisherigen Daten?

Wir analysieren sie und übernehmen sie in das neue System: Stammdaten, Artikel, Auftragshistorie und Dokumente, soweit möglich. Vor der endgültigen Umstellung prüfen Sie alles an einer Kopie, damit nichts verloren geht.

Wer kümmert sich nach dem Go-live um den Support?

Das übernehmen wir – mit demselben Ansprechpartner, der das Projekt begleitet hat. Wir können einen Wartungsplan für Updates, Backups, Fehlerbehebungen und neue Funktionen vereinbaren.

ERP-Software nach Maß für KMU

Individuelle ERP-Software ist eine Software, die die zentralen Prozesse Ihres Unternehmens in einem einzigen System bündelt: Vertrieb, Einkauf, Produktion, Verwaltung und Dokumente. Sie richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die heute für jede Abteilung ein anderes Programm, gemeinsam genutzte Excel-Tabellen und unzählige E-Mails verwenden und einen zentralen Ort für aktuelle Daten wünschen. Das Ergebnis ist ein maßgeschneidertes System, die Ihren Regeln folgt, Fehler reduziert und Stunden an wiederkehrender Arbeit spart.

Anders als bei einer Standardlösung müssen Sie Ihre Arbeitsweise nicht an das Programm anpassen: Das Programm wird um Ihre Abläufe, Ihre Dokumente und Ihre Rollen herum gebaut.

Wann Sie eine ERP-Software brauchen

Das sind die Anzeichen, die uns Unternehmen vor Projektbeginn am häufigsten schildern:

dieselbe Information wird zwei- oder dreimal in verschiedene Programme eingegeben;
um zu erfahren, wie weit ein Auftrag oder ein Projekt ist, muss man jemanden fragen;
gemeinsam genutzte Excel-Tabellen vervielfachen sich und niemand weiß, welche Version die richtige ist;
die aktuelle Software ist langsam, veraltet oder lässt sich nicht mit neuen Tools verbinden;
Berichte für die Geschäftsleitung erfordern tagelange Handarbeit;
wenn eine Schlüsselperson fehlt, stehen bestimmte Tätigkeiten still.

Was wir in Ihrer ERP-Software umsetzen

Jedes Projekt ist anders, aber diese Module entwickeln wir am häufigsten:

Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel und Preislisten in einer einzigen Datenbank, ohne Dubletten.
Vertrieb und Angebote: vom Angebot über den Auftrag bis zum Lieferschein, mit stets sichtbarem Status. Liegt der Kern des Problems im Vertrieb, können Sie mit einem individuellen CRM starten und es mit dem Rest verbinden.
Einkauf und Lager: Bestellungen bei Lieferanten, Wareneingänge und Bestände. Für komplexere Lageranforderungen gibt es ein eigenes Modul zur Lager- und Auftragsverwaltung.
Produktion und Aufträge: Arbeitsschritte, Zeiten, Ressourcen und Fortschritt. In diesem Bereich entwickeln wir MekPlan, unsere Software für die Produktionsplanung in mechanischen Werkstätten.
Dokumente und Fristen: ein mit Kunden und Aufträgen verknüpftes Dateiarchiv sowie Erinnerungen an Fristen und Verlängerungen.
Benutzer und Berechtigungen: Jede Person sieht und bearbeitet nur, wofür sie zuständig ist – mit Protokoll, wer was getan hat.
Berichte und Übersichten: die wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit. Wenn Sie eine Ansicht brauchen, die mehrere Quellen zusammenführt, entwickeln wir sie als eigenes Projekt für Dashboards und Reporting.

So arbeiten wir

Prozessanalyse: In einem oder mehreren Gesprächen gehen wir mit Ihnen und den künftigen Nutzern durch, wie Sie heute arbeiten, welche Dokumente Sie erstellen und wo Fehler entstehen.
Angebot in Phasen: Sie erhalten ein Dokument mit Modulen, Prioritäten, Zeitplan und Kosten. Jede Phase liefert etwas, das Sie bereits nutzen können.
Klickbarer Entwurf der Masken: Bevor wir Code schreiben, zeigen wir Ihnen die wichtigsten Masken, damit Sie prüfen können, ob der Ablauf stimmt.
Entwicklung in kurzen Releases: Wir stellen jeweils ein Modul in einer Testumgebung bereit, sammeln Ihr Feedback und nehmen Korrekturen vor.
Datenimport und Start: Wir übernehmen Stammdaten und Historie in das neue System, schulen die Nutzer und begleiten das Team in den ersten Wochen.
Weiterentwicklung: Mit Support und Wartung wächst die Software mit Ihrem Unternehmen.

Technische Entscheidungen

Wir setzen auf verbreitete, gut dokumentierte Technologien, damit die Software langfristig wartbar bleibt – auch durch andere Entwickler. In der Regel ist die ERP-Software eine Webanwendung: Sie läuft im Browser, ohne Installation, auf Computer, Tablet und Smartphone. Serverseitig arbeiten wir mit Sprachen wie PHP und Python und mit relationalen Datenbanken wie PostgreSQL oder MySQL. Um die Software mit Buchhaltung, E-Rechnung, E-Commerce oder anderen Diensten zu verbinden, nutzen wir die API-Integration. Die Software kann auf einem europäischen Cloud-Server oder in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden, mit automatischen Backups.

Zeit und Kosten: Wovon sie abhängen

Die Kosten einer ERP-Software hängen vor allem von diesen Faktoren ab:

Anzahl der Module und Komplexität der abzubildenden Regeln;
Anzahl unterschiedlicher Rollen und Berechtigungsstufen;
Menge und Qualität der zu importierenden Daten;
Schnittstellen zu externen Programmen;
Anforderungen an Reporting und Dokumentendruck.

Zeitlich dauert eine erste nutzbare Phase meist einige Wochen bis wenige Monate, je nachdem, wie viele Module sie umfasst. Die folgenden Phasen kommen hinzu, ohne den Betrieb zu unterbrechen. Nach der ersten Analyse erhalten Sie eine klare Schätzung für jede Phase.

Warum PragaWeb

Ein fester Ansprechpartner: begleitet das Projekt von der Analyse bis zum Support, auf Italienisch oder Englisch.
Code und Daten gehören Ihnen: keine Bindung, Sie können den Dienstleister jederzeit wechseln.
Geschwindigkeit und Barrierefreiheit als Standard: schnelle Oberflächen nach den Richtlinien WCAG 2.1 AA, verständlich auch für Menschen ohne große Computererfahrung.
Verbindung mit unseren anderen Bereichen: Wir können die Software mit Ihrer Website, Ihrem Onlineshop und Ihren Marketingaktivitäten verbinden – mit nur einem Ansprechpartner.

Sie möchten wissen, ob individuelle ERP-Software das Richtige für Sie ist? Kontaktieren Sie uns für eine Analyse Ihrer Anforderungen: Wir setzen bei Ihrer heutigen Arbeitsweise an und schlagen Ihnen eine konkrete erste Phase vor.

ERP-Software nach Maß

Kurz gesagt