Was ist besser: n8n, Make, Zapier oder ein individuelles Skript?

Das hängt von Volumen, Budget und Sensibilität der Daten ab. Make und Zapier sind schnell eingerichtet, n8n lässt sich auf Ihren eigenen Servern installieren, und individueller Code lohnt sich bei komplexer Logik oder hohen Volumen. Wir empfehlen Ihnen eine Lösung, nachdem wir den Prozess gesehen haben.

Gibt es neben Ihrer Arbeit laufende Kosten?

Möglich sind Abonnements für Automatisierungsplattformen oder Serverkosten, wenn Sie sich für eine selbst gehostete Lösung entscheiden. Diese weisen wir im Angebot separat aus, damit Sie immer wissen, was Sie wem bezahlen.

Was passiert, wenn ein automatischer Ablauf hängen bleibt?

Wir richten Fehlerbenachrichtigungen und, wo sinnvoll, automatische Wiederholungsversuche ein. Mit einem Wartungsvertrag greifen wir selbst ein; in jedem Fall ist der Ablauf dokumentiert und Ihr Team weiß, was zu tun ist.

Muss ich meine Software wechseln?

In der Regel nicht. Die Automatisierung setzt auf den Werkzeugen auf, die Sie bereits nutzen, und verbindet sie miteinander. Lässt ein Programm keine Anbindung zu, schlagen wir Alternativen vor und wägen Kosten und Nutzen ab.

Was brauchen Sie von mir, um zu starten?

Eine Person, die den Prozess gut kennt, Zugänge zur beteiligten Software und etwas Zeit für Tests. Den Rest bereiten wir vor.

Prozessautomatisierung für Unternehmen

Prozessautomatisierung bedeutet, dass eine Software wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt, die heute jemand von Hand ausführt: eine Benachrichtigung senden, ein Dokument erstellen, eine Freigabe einholen, eine Tabelle oder die Warenwirtschaft aktualisieren. Sie lohnt sich für jedes kleine oder mittlere Unternehmen, das Fehler und Leerlauf reduzieren möchte, ohne die vorhandenen Werkzeuge auf den Kopf zu stellen.

Ein automatischer Ablauf (Workflow) ist eine Abfolge von Schritten, die durch ein Ereignis ausgelöst wird, zum Beispiel „eine neue Bestellung geht ein“, und dann nach festgelegten Regeln selbstständig weiterläuft. PragaWeb konzipiert diese Abläufe gemeinsam mit Ihnen, setzt sie mit dem passenden Werkzeug um und behält sie langfristig im Blick.

Anzeichen, dass Sie Prozessautomatisierung brauchen

Dieselben Vorgänge wiederholen sich jeden Tag, immer gleich.
Anfragen gehen zwischen E-Mails, Chats und geteilten Tabellen verloren.
Eine Freigabe bleibt liegen, weil niemand merkt, dass er an der Reihe ist.
Angebote, Verträge oder Berichte werden ausgefüllt, indem Daten aus anderen Programmen kopiert werden.
Probleme (niedriger Lagerbestand, überfällige Zahlungen, Fristen) bemerken Sie erst, wenn es schon zu spät ist.
Die Arbeit hängt vom Gedächtnis von ein oder zwei Personen ab.

Was wir automatisieren

Benachrichtigungen und Erinnerungen: Hinweise per E-Mail, Slack, Microsoft Teams oder SMS, wenn etwas Wichtiges passiert, etwa eine neue Bestellung, eine verspätete Zahlung oder ein Lagerbestand unter dem Mindestwert.
Dokumentenerstellung: Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge und PDF-Berichte, die aus den Daten erstellt werden – in Ihrem eigenen Layout.
Freigabe-Workflows: Bestell-, Urlaubs- oder Rabattanträge, die an die richtige Person weitergeleitet werden, mit Verlauf, wer wann freigegeben hat.
Kontaktmanagement: Formulare auf der Website, die den Kontakt im CRM anlegen, einen Ansprechpartner zuweisen und den ersten Rückruf planen.
Datenaktualisierung: geplante Synchronisationen zwischen Tabellen, Warenwirtschaft, Onlineshop und E-Mail-Marketing-Tools.
Regelmäßige Berichte: tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen, die automatisch an die zuständigen Personen gehen.

So arbeiten wir

Analyse des Prozesses: Sie schildern uns Schritt für Schritt, wie die Arbeit heute abläuft und wer beteiligt ist. Oft zeigen sich dabei überflüssige Schritte, die man schon vor der Automatisierung streichen kann.
Prioritäten setzen: Wir beginnen mit den Abläufen, die am meisten Zeit sparen oder die häufigsten Fehler vermeiden.
Angebot: Ablaufschema, empfohlenes Werkzeug, eventuelle Lizenzkosten, Zeitplan und Phasen.
Umsetzung und Test: Wir bauen den Ablauf und testen ihn mit echten Fällen, auch mit den „ungewöhnlichen“.
Start und Schulung: Wir aktivieren die Automatisierung und erklären Ihrem Team, was sie tut und wie man bei Bedarf eingreift.
Laufende Kontrolle: Wir überwachen Fehler und passen die Abläufe an, wenn sich Ihre Regeln ändern.

Werkzeuge: No-Code-Plattformen oder individuelle Skripte?

Es gibt nicht das eine richtige Werkzeug für alle. Wir wählen nach Volumen, Budget und betroffenen Daten:

n8n: eine Open-Source-Plattform, die sich auf Ihrem eigenen Server installieren lässt – sinnvoll, wenn die Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben müssen.
Make und Zapier: sofort einsatzbereite Online-Dienste mit Hunderten vorhandener Anbindungen; ideal für einen schnellen Start bei überschaubaren Volumen.
Individuelle Skripte und Microservices: in Python oder Node.js, wenn die Logik komplex ist, die Volumen hoch sind oder die nutzungsabhängigen Kosten der Plattformen zu hoch würden.

Oft ist eine Kombination die beste Lösung: eine Plattform für einfache Abläufe und individueller Code für die kritischen Teile. Wenn tiefere Verbindungen zwischen Softwaresystemen nötig sind, setzen wir sie mit einer eigenen API-Integration um.

Zeit und Kosten: wovon sie abhängen

Anzahl der Abläufe und der Schritte in jedem einzelnen;
wie viele Programme verbunden werden müssen und ob es dafür bereits fertige Konnektoren gibt;
Anzahl der Vorgänge pro Monat, die sich auf die Lizenzkosten der Plattformen auswirkt;
Umgang mit Ausnahmen und manuellen Kontrollen, die beibehalten werden sollen.

Ein erster einfacher Ablauf ist in der Regel innerhalb weniger Tage bis zwei Wochen in Betrieb; ein Verbund mehrerer Automatisierungen braucht mehr Zeit und wird am besten in Phasen ausgeliefert. Unsere Arbeit und eventuelle Abonnements für die Werkzeuge weisen wir immer getrennt aus.

Warum PragaWeb

Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Prozesse kennt und direkt antwortet.
Keine Bindung: Konten, Abläufe und Code laufen auf Ihr Unternehmen und sind dokumentiert.
Automatisierung mit Augenmaß: Wir automatisieren, was sich lohnt, und überlassen Entscheidungen, die Aufmerksamkeit erfordern, den Menschen.
Ein Schritt weiter: Wo Dokumente oder E-Mails gelesen werden müssen, können wir die Abläufe um angewandte künstliche Intelligenz ergänzen; fehlt ein zentrales System, können wir eine individuelle Unternehmenssoftware entwickeln.

Gibt es eine Aufgabe, die Sie jeden Tag wiederholen und gerne loswerden würden? Beschreiben Sie uns Ihren Prozess, und wir prüfen gemeinsam, was sich automatisieren lässt.

Prozessautomatisierung

Kurz gesagt