Automatizace procesů
Ve zkratce
Automatizace procesů mění opakující se činnosti, jako jsou oznámení, dokumenty, schvalování a aktualizace dat, v postupy, které se spouštějí samy, takže se váš tým může věnovat práci, která skutečně vyžaduje člověka.
Automatizace firemních procesů spočívá v tom, že software automaticky provádí opakující se činnosti, které dnes někdo dělá ručně: odeslání oznámení, vytvoření dokumentu, žádost o schválení, aktualizace tabulky nebo informačního systému. Hodí se pro každou malou či střední firmu, která chce omezit chyby a prostoje, aniž by musela měnit nástroje, které už používá.
Automatizovaný postup (anglicky workflow) je sled kroků, který začíná určitou událostí, například „přišla nová objednávka“, a pokračuje sám podle stanovených pravidel. PragaWeb tyto postupy navrhuje společně s vámi, vytváří je v nejvhodnějším nástroji a dlouhodobě na ně dohlíží.
Známky, že potřebujete automatizaci procesů
- Tytéž úkony se opakují každý den, stále stejně.
- Požadavky se ztrácejí mezi e-maily, chaty a sdílenými tabulkami.
- Schválení stojí, protože si nikdo nevšimne, že je na řadě.
- Cenové nabídky, smlouvy nebo reporty se vyplňují kopírováním dat z jiných programů.
- Problémy (nízké zásoby, neuhrazené platby, termíny) zjistíte, až když je pozdě.
- Práce závisí na paměti jednoho nebo dvou lidí.
Co automatizujeme
- Oznámení a připomínky: upozornění e-mailem, ve Slacku, Microsoft Teams nebo SMS, když se stane něco důležitého, například nová objednávka, opožděná platba nebo pokles zásob pod limit.
- Generování dokumentů: cenové nabídky, potvrzení objednávek, smlouvy a reporty v PDF vytvořené z dat podle vaší grafické šablony.
- Schvalovací postupy: žádosti o nákup, dovolenou nebo slevy, které se dostanou ke správné osobě, s historií, kdo a kdy schválil.
- Správa kontaktů: formuláře na webu, které vytvoří kontakt v CRM, přidělí odpovědnou osobu a naplánují první zpětné zavolání.
- Aktualizace dat: plánované synchronizace mezi tabulkami, informačním systémem, e-shopem a nástroji pro e-mailový marketing.
- Pravidelné reporty: denní nebo týdenní přehledy automaticky zasílané těm, kdo je mají číst.
Jak pracujeme
- Pozorování procesu: popíšete nám krok za krokem, jak dnes práce probíhá a kdo se na ní podílí. Často se ukáže, že některé kroky jsou zbytečné a lze je odstranit ještě před automatizací.
- Stanovení priorit: začínáme postupy, které ušetří nejvíc času nebo omezí nejčastější chyby.
- Nabídka: schéma postupu, doporučený nástroj, případné licenční náklady, termíny a etapy.
- Realizace a testování: postup vytvoříme a otestujeme na skutečných případech, včetně těch „neobvyklých“.
- Spuštění a zaškolení: automatizaci spustíme a týmu vysvětlíme, co dělá a jak v případě potřeby zasáhnout.
- Průběžná kontrola: sledujeme chyby a upravujeme postupy, když se změní vaše pravidla.
Nástroje: no-code platformy, nebo skripty na míru?
Neexistuje jeden nástroj vhodný pro všechny. Volíme podle objemů, rozpočtu a dotčených dat:
- n8n: open source platforma, kterou lze nainstalovat na vlastní server, užitečná, když data musí zůstat pod vaší kontrolou.
- Make a Zapier: online služby připravené k okamžitému použití, se stovkami hotových propojení; skvělé pro rychlý start při menších objemech.
- Skripty a mikroslužby na míru: v Pythonu nebo Node.js, když je logika složitá, objemy vysoké nebo by se platby za využití platforem příliš prodražily.
Nejlepším řešením je často kombinace: platforma pro jednoduché postupy a kód na míru pro kritické části. Když je potřeba hlubší propojení mezi programy, vytvoříme ho pomocí specializované integrace API.
Termíny a náklady: na čem závisejí
- počet postupů a kroků v každém z nich;
- kolik programů je třeba propojit a zda už nabízejí hotové konektory;
- měsíční objem operací, který ovlivňuje licenční náklady platforem;
- ošetření výjimek a ručních kontrol, které chcete zachovat.
První jednoduchý postup se obvykle zprovozní během několika dnů až dvou týdnů; soubor vzájemně propojených automatizací vyžaduje více času a vyplatí se ho spouštět po etapách. Naši práci a případná předplatná nástrojů vám vždy uvádíme odděleně.
Proč si vybrat PragaWeb
- Jedna kontaktní osoba, která zná vaše procesy a odpovídá přímo.
- Žádné závazky: účty, postupy a kód jsou vedené na vaši firmu a zdokumentované.
- Automatizace s rozmyslem: automatizujeme to, co se vyplatí, a rozhodnutí, která vyžadují pozornost, necháváme lidem.
- O krok dál: tam, kde je třeba číst dokumenty nebo e-maily, můžeme postupy doplnit o aplikovanou umělou inteligenci; pokud vám chybí centrální systém, můžeme vyvinout podnikový informační systém na míru.
Máte na mysli činnost, kterou opakujete každý den a rádi byste se jí zbavili? Popište nám svůj proces a společně posoudíme, co automatizovat.